¿Alguna vez pensaste en necesitar un Wedding Planner?

Siempre soñaste con casarte y el momento ha llegado pero… ¡Es todo! Eso es lo único que sabes acerca de ese tema, no tienes idea de por dónde empezar a planear, ni el tiempo para averiguarlo y… Eso está bien, no debes sentirte mal o culpable por eso.

Construir una boda desde sus cimientos es una fórmula entre: tareas arduas y complejas y muchas, muchas emociones y diversión, lamentablemente no nacemos con un instructivo bajo el brazo para saber cómo lidiar con todo de la manera más idónea, cuando no sabemos mucho sobre el tema y, debido a eso, aunque no lo creas, existe una legión completa de profesionales en el campo que se dedican sólo a esta actividad - entre ellos, nosotros - el lado bueno es: ¡estamos aquí para ti! Y te enseñaremos a grandes rasgos lo que contempla la profesión:  “Wedding Planner”. 

Índice:

1 | Iniciemos por el principio: ¿qué es?

2 |  Ventajas de un Wedding Planner:

3 | Desventajas de un Wedding Planner:

4 | Rentabilidad de un Wedding Planner:

5 | ¿Cuándo debería contratar los servicios de un Wedding Planner?

6 | ¿Qué debes preguntar al momento de contratar?

1 | Iniciemos por el principio: ¿qué es?

Un “Wedding Planner” o en español: “Organizador de Bodas”, es un profesional que gestiona el diseño, planificación y estructuración de la boda de su cliente, desde el inicio hasta su finalización. Las bodas suelen ser eventos conmemorativos en la vida de las personas y, por lo tanto, estos organizadores suelen ser contratados por personas que no suelen tener mucho tiempo libre disponible o que generalmente no conocen nada acerca de este gran mundo. Citas, lugares, proveedores, todo puede ser muy agobiante y avasallante, así que lo novios suelen estar dispuestos a ofrecer una cantidad considerable de dinero para asegurarse de que sus bodas estén bien organizadas y en las mejores manos, se podría decir que es un chaperón que se encargará de que tu gran día empiece y culmine con mucho éxito, ¡ese es su trabajo! Así como el nuestro es guiarte y educarte acerca de todo este maravilloso proceso, así que puedes estar tranquila ¡no estarás sola, estamos contigo! 

2 |  Ventajas de un Wedding Planner:

• Este profesional hará casi todo por ti. Su trabajo consiste en elaborar todo lo necesario, de tal forma que tú sólo deberás dedicarte a lucir perfecta y sonreír. 
• Citas. Él programará directamente tu horario con base a tus necesidades, citas con proveedores, pautas para escoger lugares, horas de prueba y ensayos, días de actividades. Todo estará en sus manos, tú sólo deberás preocuparte por asistir y escoger. 
• Estrés reducido. Al no tener que preocuparte por al menos el 90% de tu boda, la experiencia será mucho más placentera y gratificante para ti y tu pareja, no sufrirán del “típico estrés nupcial” y disfrutarán al máximo el lado divertido de planificar una boda. 
• Cada segundo cuenta. Tendrás tiempo para todo lo necesario y también para lo innecesario, tú día a día no se verá tan afectado por las circunstancias de los preparativos y eso te mantendrá aliviada y tranquila (lo cual se aprecia mucho). 
• Gusto y diseño. Supongamos que tienes mucho tiempo libre disponible pero… Aún así… No tienes idea de lo que estás haciendo, no sabes combinar colores, escoger diseños, ni adornos, no sabes qué tipo de invitación te conviene y, aunque todo te guste o te disguste no sabes cómo un “pasillo nupcial” debería lucir, ¡ni siquiera sabes cómo se supone que luce un pastel de bodas! Pues, el Wedding Planner, sí que lo sabe.

3 | Desventajas de un Wedding Planner:

• Seremos muy honestas contigo desde el principio, así que sí, son costos. Sí, la calidad debe pagarse, ten en cuenta que estas personas no trabajan un sólo día, ni siquiera una sola semana, ¡ni siquiera un sólo mes! Estos profesionales están allí, acompañándote durante todo el proceso, en donde en ocasiones, si se hace bien, ¡puede durar meses! 
• Tienes que ceder. Si eres una de esas novias perfeccionistas, controladoras e impacientes que tanto amamos y queremos, esto será un problema para ti. Normalmente debemos ceder la batuta, después de todo, ellos son los profesionales, las recomendaciones se convertirán en sugerencias y posiblemente las sugerencias se convertirán en órdenes, recuerda que él está ahí para optimizar y para que todo resulte bien, él está allí para ayudarte a triunfar y sí, a veces, eso puede significar pasar un poco de los novios. 
• Por lo general, son difíciles de hallar. Como todo buen profesional no es tan sencillo de encontrar, existirá mucha oferta, claramente la demanda es alta, tienes que tener un “buen ojo” dentro del huracán, tratar de encontrar al organizador de bodas perfecto, puede ser un gran desafío, honesto, responsable, pro-activo, creativo, brillante, educado, con muy buenas relaciones (proveedores) y con excelente gusto son algunas de las características en las que deberías pensar al momento de iniciar tu búsqueda.

4 | Rentabilidad de un Wedding Planner:

Por supuesto, los servicios de un Wedding Planner tienen un costo significativo, que varía según tus necesidades y su experiencia, sin embargo, algunas veces ¡vale la pena! 

Antes de pensar en un presupuesto debes pensar en tu necesidad, es lo más importante, ya que lo que no necesitas no debes pagarlo. Entonces, en este orden de ideas debes preguntarte ¿qué quiero, qué necesito? 

Si no cuentas con muchos invitados y te gustaría una zona rural alejada de la gran ciudad, y si también optas por el estilo minimalista, definitivamente los costos bajarán contundentemente. Por otro lado, si tu lista de invitados es bastante amplia, te gustaría casarte en el centro de la capital, y eres de un estilo más maximalista, pues, el valor aumentará junto con tus expectativas, así que lo más conveniente es que lo sopeses todo y encontrar ese equilibrio entre: necesidad - deseo. 

Te ilustraremos con algunos ejemplos:

Si vives en Madrid, y te identificas con la persona de nuestro segundo ejemplo, un Wedding Planner puede oscilar entre los 1.800 y 5.000 euros. 

Si te identificas más con la persona del primer ejemplo, y quieres celebrar tu boda en un lugar como, A Coruña, con necesidades menos exigentes, un Wedding Planner puede oscilar entre los 300 y los 1200 euros. 

5 | ¿Cuándo debería contratar los servicios de un Wedding Planner?

Al momento de comenzar a planificar una boda todo puede llegar a ser un poco desconcertante, aún cuando estén dispuestos a contratar los servicios de un Wedding Planner, pueden surgir muchas interrogantes, ¿cuánto cuesta? O quizás… ¿Cuándo debo contratarlo? 

Pues bien, siempre dependerá de tus circunstancias y del tiempo del cual dispongan tus planes pero sería importante que consideres lo siguiente: estadísticamente hablando, en España, las bodas suelen tener un tiempo de organización entre 8 y 17 meses, la brecha es bastante amplia porque todo depende de las necesidades de los novios, pero en promedio, para una boda con los requerimientos necesarios se estima que necesitarías al menos 11 meses de planificación, eso quiere decir, que si ya estás comprometida y quisieras casarte el próximo año, tu búsqueda para la contratación de un Wedding Planner, debería comenzar ¡ahora! Ya que el tiempo solicitado por tu planificador pudiera variar entre los 11 y 13 meses (en un caso estándar), dependiendo de lo que ustedes quieran lograr.

Posiblemente te preguntes ¿por qué tanto tiempo? Pues, aún con la asistencia de un Wedding Planner, las bodas necesitan llevar tiempo en su planificación debido a varios factores:

1. Elección de fecha y lugar: Encontrar la fecha y el lugar perfectos no es una tarea rápida, ya que es necesario coordinar la disponibilidad del lugar con la fecha deseada.
2. Lista de invitados: Hacer una lista de invitados y obtener confirmaciones puede ser un proceso largo y a veces complicado.
3. Proveedores de servicios: Contratar fotógrafos, floristas, catering, músicos, etc., requiere tiempo para investigar, comparar precios y disponibilidad y lograr que todos calcen entre sí. 
4. Vestuario y accesorios: La elección de vestidos, trajes y accesorios para la pareja nupcial y el séquito también lleva tiempo.
5. Diseño y decoración: Decidir la estética y decoración de la boda, así como la elección de flores, colores y detalles, puede ser un proceso creativo que lleva tiempo. 
6. Invitaciones y detalles: Diseñar, imprimir y enviar las invitaciones, así como preparar detalles para los invitados, demora.
7. Coordinación logística: Planificar el flujo del evento, la logística de transporte, el horario y otros detalles importantes requiere tiempo y atención a los detalles.
8. Consideraciones personales: Las parejas a menudo quieren que su boda refleje su personalidad y estilo, lo que puede demorar en la planificación y toma de decisiones.
9. Presupuesto: Asegurarse de que la boda se ajuste al presupuesto disponible es esencial y puede requerir tiempo para ajustar y equilibrar los gastos y así no sufrir por la agobiante tensión financiera.

En resumen, la planificación de una boda implica muchas decisiones y detalles que deben cuidarse con atención, lo que naturalmente lleva tiempo. Además, las parejas a menudo quieren que sea un evento memorable y especial, por lo que dedican especial atención a cada aspecto para que sea perfecto.

6 | ¿Qué debes preguntar al momento de contratar?

Sí, tener ayuda extra es genial pero incluso con un Wedding Planner debes estar atenta a todo lo que sucede y entender cada una de las actividades realizadas, porque después de todo, ¡es tu boda! Así que hemos creado una lista de 10 preguntas que puedes hacerle a tu Wedding Planner y que serían de mucha utilidad para ti, para lograr compaginar con él y así poder entender cómo se están desarrollando las actividades consecuentes. 

1. ¿Qué lugares te puede sugerir según tu gusto, estación del año y disponibilidad? 
2. ¿Cuánta es la cantidad de invitados que él sugiere según tu presupuesto?
3. ¿Es el catering que él sugiere para ti, apto para todo tipo de invitados? Considerando: alergias, gustos, etnia (sí, quizás haya un tipo de comida en específico que desees servir).
4. Tienes una fecha en mente y realmente te gustaría que fuera ese día, ¿él puede contemplar eso y hacer que las fechas encajen para ti? 
5. ¿Son sus proveedores realmente valiosos? Solicita pruebas, fotos, reseñas o testimonios del servicio que prestan sus proveedores y así podrás estar segura de que estarás contratando un proveedor de calidad. 
6. ¿Cómo pretende organizar los tiempos del magno evento? A veces las bodas pueden parecer largas coreografías, desde el momento en que despiertas todo se trata sobre cumplir un itinerario: maquillaje, vestuario, transporte, entrada solemne, ceremonia, votos y… Mucho más, todo debe estar bajo reloj y contemplado por tu chaperón, llegar tarde a la iglesia pudiera significar un retraso en el resto del día, y por lo tanto el resto de las actividades, así que necesitarás un planificador enérgico que sea capaz de construir un itinerario que pueda respetarse al pie de la letra. 
7. ¿Puedes asignarnos nuestras tareas de forma escrita? Sabemos que él hará gran parte del trabajo, pero ustedes siguen siendo los novios, por ende, el foco de atención del día, y hay actividades que él no podrá realizar por ustedes, pídele que elabore una lista para ti y para tu novio con sus pertinentes responsabilidades, y así ustedes estarán al tanto de qué deben hacer durante toda la jornada, encajando a la perfección con el resto del evento. 
8. ¿Cuándo es mucho o cuándo es muy poco? Por supuesto que todo dependerá de tu estilo, y debemos tratar de ser lo más auténticas posible con nosotras mismas y con el resto, pero a veces, dentro de lo que somos y queremos, no sabemos, cuándo es mucho o muy poco, ¡y para eso está el organizador de bodas! No temas en preguntarle si tus ideas combinan entre sí o si tus sugerencias se relacionan con el propósito de la boda, ya que su deber principal es recolectar todas esas grandes ideas y conjugarlas armoniosamente entre sí, por ejemplo: si ya escogiste una paleta de colores y un tema pero de pronto los vestidos de tus damas de honor no coinciden en absoluto con ninguno de los dos ya mencionados, ¡posiblemente él deba hacértelo saber! “Sería mejor si consideras otro tipo de vestido u otro color, que comparta más con tu temática y tus colores” por supuesto tú, tendrás la decisión final. 
9. ¿Cuándo comienzan los límites? Sabemos que la diversidad existe, no todas las personas son iguales, mucho menos las bodas pero… ¿Cuándo es algo posible o no? ¿Tu lista de invitados incluye demasiados niños? No es tan habitual, por lo tanto deben tomarse el tiempo necesario para acondicionar la boda para tal fin… ¿Eres fanática de los animales, te gustaría mascotas presentes el día de tu boda? El fin es el mismo. Todas esas situaciones que consideres disfuncionales  o “no tradicionales” deberás mencionarlas y por lo tanto preguntar dónde comienzan los límites para ti. 
10. Todo dependerá de tu estilo y del de tus invitados pero a veces deberás ser meticulosa con las bebidas, sabemos que necesitarás alcohol pero para muchos no lo es todo, ¿sus contactos pueden proveer diversos tipos de bebida? Algunos pudieran estar bien con sólo agua y alcohol y hasta café… Pero tus invitados quizás aprecien y valoren la diversidad, no siempre es sencillo pensar en bebidas distintas al alcohol para una boda más aún si dependemos de cierta estación del año, así que consulta con tu planificador de bodas, ¿cuáles son las posibilidades?

¡Muy bien! Ahora que ya posees todos y cada uno de los aspectos acerca de contratar a un planificador de bodas, es mejor que pongas manos a la obra, recuerda, a pesar de su gran utilidad, debes ser rápida e iniciar tu búsqueda con  anticipación y también toma en cuenta que, en algunos casos, los profesionales en materia de bodas más destacados suelen estar algo apretados con su agenda por lo cual sería ideal hallarlo lo más rápido posible.

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